GÖREV AMACI: 
Hastalara ait tıbbi kayıtların etkin, doğru ve zamanında oluşturulması, sistematik bir arşivleme sistemi ile güvenli muhafazası ve hastaların bakım sürecine ilişkin her türlü bilgi ve belgeye zamanında ulaşılabilmesinin sağlanmasıdır.
TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR:
1Tıbbi kayıt ve arşiv hizmetlerine ilişkin politika belirlenmelidir. 
2Tıbbi kayıt ve arşiv hizmetleri ayaktan ve yatan tüm hastaları kapsayacak şekilde kurgulanmalıdır.
3Ayaktan ve yatan tüm hastaların tıbbi kayıt ve arşiv hizmetlerine yönelik sistem kurulmalıdır.
4Tıbbi kayıt ve arşiv hizmetlerine ilişkin doküman bulunmalıdır. Arşiv Sorumlusu takip eder.
5Tıbbi kayıtlara erişimde bilgi mahremiyeti ve güvenliği sağlanmalıdır.
6Tıbbi kayıtlarda yer alan bilgilerin mahremiyeti ve güvenliği ile ilgili kurallar tanımlanmalıdır. Kurallar asgari aşağıdaki hususları içermelidir:
•Çalışanların bilgiye erişim konusundaki yetkileri (kimin hangi bilgiye ne zaman erişebileceği).
•Bilgiye erişim yetkisi olan kişilerin, bilgileri gizli tutma yükümlülüğü.
•Gizlilik ve mahremiyetin ihlali durumunda izlenecek süreç.
7Hasta dosyalarına yönelik düzenleme yapılmalıdır.
7.1Hasta dosyaları, sabit bir dosya numarası ile takip edilmelidir.
•Ayaktan ve yatan tüm hastaların tıbbi kayıtlarında, hastaneye her başvuruda, belirlenen aynı sabit dosya numarası kullanılmalıdır.
•Ayaktan hastaların poliklinik sürecine ilişkin tüm tıbbi kayıtları (önemli semptom ve bulgular, ön tanı, tetkik sonuçları, tanı, tedavi gibi), belirlenen sabit dosya numarası üzerinden elektronik ya da kağıt ortamda geriye dönük erişilebilir olmalıdır.
7.2Hasta dosyaları için standart bir dosya içeriği belirlenmelidir.
•Dosyalarda bulunması gereken asgari bilgi ve dokümanlar tanımlanmalıdır.
•Söz konusu tanımlama, gerektiğinde branş veya bölüm bazında gerçekleştirilmelidir.
7.3Hasta dosyalarında, hastaya ait demografik bilgiler yer almalıdır. Hasta dosyasında hastanın;
•Doğum tarihi
•Cinsiyeti
•İkametgah bilgileri
•Medeni durumu
•Eğitim durumu
•Hastanın yetki verdiği kişiler/takibini yapan yakını (kendisi, eşi, çocuğu, diğer)
•Şimdiki veya daha önceki mesleği bulunmalıdır.